Stellen sie sich folgendes Szenario vor:
Sie haben die Gestaltung ihres Webauftrittes in die Hand einer Agentur gegeben, diese hat ihnen ein ansprechendes Design übergeben und auch schon die ersten Inhalte eingepflegt. Da sie nun mitunter aktuellere Themen und Artikel präsentieren wollen, vielleicht auch Artikel, welche schon über andere Medien veröffentlicht wurden, bekommt die Agentur immer wieder den Auftrag, neue Texte einzupflegen. Dies kostet Geld und Zeit.
Um dieses Geld und die Zeit zu sparen, beschließen sie, den Webauftritt in die eigene Hand zu nehmen und alles von ihren Mitarbeitern einpflegen zu lassen. Sie teilen den Webauftritt in verschiedene Bereiche auf und den entsprechenden Abteilungen zu. Nun hat jede Abteilung Zugriff auf die entsprechenden Seiten und kann diese editieren.
Nachdem die ersten neuen Artikel eingegeben und einige Seiten bearbeitet wurden, schauen sie sich ihren Webauftritt an und stellen erstaunt fest, dass nicht mehr viel von dem ursprünglichen Design geblieben ist. Des Weiteren haben alle Artikel eine andere Struktur und es sieht alles ein wenig zusammengewürfelt aus.

Um ein solches Szenario zu vermeiden, brauchen sie ein Content Management System.

Trennung von Layout und Inhalt.

Um ein einheitliches Corporate Design auf ihren Webseiten zu präsentieren, muss das Design auf allen Seiten einheitlich sein und es dürfen sich nur die Inhalte ändern. 
Um dies zu erreichen muss das Design separat vom Inhalt gehalten werden, d.h. es wird ein Gesamt-Layout vereinbart und die Autoren haben nur noch Zugriff auf die Inhalte.

Einmalige Erstellung von Texten.

Um eine mehrfache Erstellung von Daten zu vermeiden, muss es eine Möglichkeit geben,  Texte, welche für andere Medien erstellt wurden einfach zu übernehmen. So sollte es eine Möglichkeit geben, Texte aus ihrem Textverarbeitungsprogramm einfach zu importieren und nicht erfordern, dass sie die Texte noch einmal HTML-konform abtippen müssen.

Keine HTML-Kenntnisse der Autoren.

Damit eine schnelle und einfache Eingabe der Inhalte möglich ist, muss es für die Autoren möglich sein, die Inhalte ohne HTML-Kenntnisse einzupflegen. Es kann schließlich nicht jeder Autor erst eine HTML-Schulung mitmachen, um seine Artikel zu erstellen.

Nicht jeder Inhalt darf ohne Kontrolle veröffentlicht werden.

Bei jedem Inhalt kann sich schnell der Fehlerteufel einschleichen oder ein Satz kann durch eine unglückliche Formulierung eine ganz andere Bedeutung bekommen. Dies wird bei einem Content Management System durch ein Workflow-System  geregelt. Jedem Autor kann ein Redakteur zugeteilt werden, welcher die Inhalte erst kontrolliert und dann freigibt oder mit Verbesserungsvorschlägen zurückschickt. So werden nur Inhalte veröffentlicht, welche kontrolliert wurden.